Enterprise Resource Planning adalah kunci untuk meningkatkan efisiensi bisnis perusahaan. Teknologi ini mampu menyederhanakan proses bisnis dengan tingkat keamanan data yang tinggi.

Perkembangan Enterprise Resource Planning (ERP) dari hari ke hari terus meningkat, sehingga sangat penting sebagai investasi perusahaan. Di dalam jangka panjang, ERP dapat mengurangi beban biaya operasional perusahaan.

Pengertian Enterprise Resource Planning

Enterprise Resource Planning atau Enterprise Resources Planning adalah perangkat lunak yang dapat mengelola berbagai proses bisnis harian secara otomatis. Mulai dari finance & accounting, procurement, supply chain management (SCM), sales & customer relationship management (CRM), inventory management, hingga project management.

Selain diperkaya berbagai modul penting, kini sudah banyak sistem ERP Enterprise Resource Planning yang menghadirkan aneka fitur yang memudahkan alur kerja. Sebut saja unlimited user (dapat digunakan tanpa batasan jumlah pengguna), pembatasan akses untuk data yang bersifat confidential, dan e-approval.

Sejarah Software ERP

Menilik sejarahnya, sistem ERP (Enterprise Resource Planning) sudah ada sejak tahun 1990. Namun, konsep pertama dari sistem ini sudah ada sejak tahun 1960. Pada saat itu, sistem ERP hanya digunakan untuk kontrol di sektor manufaktur dan manajemen inventaris saja.

Kemudian pada tahun 1970, software ERP berubah menjadi MRP (Material Requirements Planning) yang berfungsi sebagai penjadwalan proses produksi. Pada tahun 1980, MRP mengalami perkembangan lagi dan mencakup lebih banyak proses manufaktur, serta mengubah namanya menjadi MRP-II.

Pada tahun 1990-an, sistem ERP mengalami banyak perkembangan dan tidak hanya berfungsi sebagai manajemen inventaris, tetapi juga menjalar ke fungsi-fungsi back office, seperti mengelola laporan keuangan, manajemen proyek, permesinan, dan bahkan manajemen sumber daya manusia. Tahun ini juga menjadi awal dari penggunaan software ERP secara luas.

Dalam perkembangannya, sistem ERP telah menjadi sebuah sistem yang sangat penting bagi perusahaan. Dengan adanya sistem ini, perusahaan dapat mengelola proses bisnis dengan lebih efisien dan efektif, sehingga dapat meningkatkan produktivitas dan kinerja perusahaan secara keseluruhan. Oleh karena itu, penggunaan sistem ERP menjadi semakin penting di era digital ini.

Konsep Enterprise Resource Planning

Setelah memahami sejarah dan pengertian ERP, kini saatnya untuk memahami konsep dari ERP Enterprise Resource Planning itu sendiri. Sistem ERP dirancang untuk mengintegrasikan proses dari setiap divisi di dalam suatu perusahaan secara transparan dan akuntabel. Konsep ERP ini bertujuan untuk menyederhanakan proses bisnis dan meningkatkan efisiensi bisnis perusahaan.

Tujuan Penggunaan ERP

ERP adalah sistem yang sangat membantu perusahaan dari berbagai jenis industri dan skala untuk memenuhi kebutuhan bisnis dengan lancar, sederhana, dan efisien. Berikut adalah tujuan dari penggunaan ERP :

Merencanakan penggunaan sumber daya perusahaan dengan tepat.
Menyajikan data dan laporan yang akurat secara real-time.
Menghemat biaya operasional akibat proses manual.
Menghindarkan perusahaan dari risiko human error.
Memenuhi kebutuhan perusahaan dengan efektif dan efisien.
Memudahkan dan mempercepat proses analisis dan pengambilan keputusan bisnis.
Meningkatkan akurasi seluruh proses bisnis.
Menjaga keamanan data perusahaan.
Memudahkan kolaborasi antar tim dan divisi.

Manfaat Enterprise Resource Planning

Penggunaan sistem ERP Enterprise Resource Planning membawa banyak manfaat bagi banyak perusahaan, di antaranya :

Meningkatkan Efisiensi Operasional

Dalam perusahaan, penggunaan sumber daya yang tidak efisien dapat berdampak pada kinerja perusahaan secara keseluruhan. Sistem ERP dapat membantu meningkatkan efisiensi operasional dengan mengoptimalkan penggunaan sumber daya seperti manusia, uang, dan bahan baku. Selain itu, sistem ini juga dapat membantu mengurangi waktu yang diperlukan untuk menyelesaikan tugas-tugas yang biasanya memakan waktu yang lama.

Mempercepat Proses Koordinasi antar Divisi

Dalam perusahaan yang memiliki berbagai divisi, koordinasi antar divisi menjadi sangat penting untuk memastikan kelancaran proses bisnis. Sistem ERP dapat mempercepat proses koordinasi antar divisi dengan mengintegrasikan berbagai informasi dan data dari berbagai divisi. Hal ini dapat meminimalkan kesalahan komunikasi dan memastikan informasi yang diperlukan dapat tersedia dengan cepat.

Meningkatkan Akurasi Data

Dalam perusahaan, data yang akurat sangat penting untuk pengambilan keputusan yang tepat. Sistem ERP dapat membantu meningkatkan akurasi data dengan mengintegrasikan berbagai informasi dan data dari berbagai divisi. Dengan adanya sistem ini, perusahaan dapat memiliki akses ke data yang lebih akurat dan terbaru sehingga dapat membuat keputusan yang lebih tepat.

Mengurangi Kesalahan Manusia

Dalam proses bisnis, kesalahan manusia dapat mengakibatkan kerugian yang besar bagi perusahaan. Sistem ERP dapat membantu mengurangi kesalahan manusia dengan mengotomatisasi berbagai proses bisnis. Dengan demikian, kesalahan manusia dapat diminimalkan sehingga dapat meningkatkan kinerja perusahaan secara keseluruhan.

Memenuhi Keunikan Proses Bisnis Perusahaan

Dalam penggunaannya, software ERP yang dapat disesuaikan dapat membantu perusahaan untuk mengelola bisnis dengan lebih efisien dan efektif. Aneka modul ERP dapat disesuaikan dengan kebutuhan dan keunikan proses bisnis perusahaan, sehingga dapat mengoptimalkan kinerja bisnis dan meningkatkan produktivitas.

Memudahkan Penjadwalan

Dalam pengaturan shift kerja karyawan, software ERP memungkinkan perusahaan untuk mengoptimalkan produktivitas dan efisiensi kerja karyawan. Software ERP memungkinkan perusahaan untuk menetapkan jadwal kerja karyawan secara otomatis berdasarkan kebutuhan bisnis. Dalam hal ini, software ERP dapat membantu perusahaan untuk menghindari konflik jadwal dan meminimalkan biaya penggajian karyawan.

Jenis Sistem ERP

Sistem ERP dikategorikan berdasarkan implementasinya dan siftanya. Sebelum memilih sistem ERP, pastikan Anda memahami perbedaannya masing-masing.

Jenis Sistem ERP Berdasarkan Sifatnya

Berdasarkan sifatnua sistem Enterprise Resource Planning ERP dibedakan menjadi 2 jenis, yaitu:

Closed Source ERP

Sistem ERP closed source memiliki lisensi berbayar dan terbatas yang membatasi penggunaan dan pengembangan kode sumbernya. Sebagai akibatnya, ERP closed source cenderung lebih mahal karena harus membayar biaya lisensi dan dukungan dari vendor.

ERP closed source umumnya menawarkan lebih banyak fitur dan fungsionalitas yang kompleks. Selain itu, ERP closed source memiliki kontrol keamanan yang ketat karena kode sumbernya tidak dapat diakses publik. Namun, ERP closed source hanya tersedia dari vendor yang mengembangkannya.

Open Source ERP

Pengertian sistem ERP open source adalah ERP dengan lisensi gratis dan terbuka yang memungkinkan pengguna untuk mengakses dan memodifikasi kode sumbernya. Oleh karena itu, ERP open source umumnya lebih murah karena tidak ada biaya lisensi dan dapat didukung komunitas atau penyedia layanan.

ERP open source umumnya cenderung lebih sederhana dan terfokus pada fungsi utama. Namun, ERP open source dapat lebih rentan terhadap serangan keamanan karena kode sumbernya dapat diakses siapa saja.

Dalam hal dukungan, ERP open source sering kali bergantung pada dukungan komunitas atau penyedia layanan yang mungkin tidak secepat atau sesuai dengan kebutuhan pengguna. Namun, ada juga vendor yang memberikan layanan dan dukungan 24 jam. Selain itu, ERP open source tersedia secara terbuka di internet dan dapat diunduh dan digunakan siapa saja.
Jenis Sistem ERP Berdasarkan Implementasi

Selain berdasarkan sifatnya, ERP juga dibedakan berdasarkan implementasinya, yakni:

ERP On Premise

ERP on premise adalah jenis software ERP yang diinstal langsung di dalam perangkat di perusahaan. Sistem ini dirancang untuk semua ukuran perusahaan, meskipun lebih sesuai untuk perusahaan kecil dan menengah.

On premise ERP memberikan kendali penuh atas pengelolaan data dan keamanan yang lebih baik karena data disimpan di dalam perusahaan tanpa terhubung ke internet. Selain itu, sistem ERP ini juga dapat diakses tanpa koneksi internet.

ERP Berbasis Cloud

Jenis ERP ini tersedia melalui layanan hosting cloud. Opsi ini memungkinkan perusahaan untuk mengakses data secara real-time selama perusahaan memiliki akses internet. Software ERP berbasis cloud umumnya cocok digunakan dalam perusahaan besar.

Selain itu, ERP cloud dapat diakses melalui perangkat apa saja dan tidak memerlukan perangkat keras tambahan. Dalam penggunaannya, perusahaan harus membayar biaya bulanan untuk layanan hosting cloud.

Hybrid ERP

ERP jenis ini merupakan sistem perencanaan sumber daya perusahaan yang memadukan penyebaran on-premise dan berbasis cloud. Hybrid ERP menggabungkan keuntungan ERP on premise dan ERP berbasis cloud. Dalam penggunaannya, perusahaan dapat mengelola data sensitif di dalam perusahaan dan mengakses data secara real-time.

Hybrid ERP memungkinkan perusahaan untuk mengoptimalkan biaya dengan menyimpan data yang paling penting di dalam perusahaan dan yang kurang penting di cloud. Hybrid ERP cocok digunakan dalam perusahaan dengan kebutuhan yang kompleks.

Modul ERP

Software ERP menawarkan berbagai modul penting yang dapat memudahkan manajemen bisnis, di antaranya :

Finance and Accounting

Modul finance and accounting merekam seluruh transaksi dengan three-way matching untuk memudahkan proses audit dan menghindari kesalahan hitung. Modul ini juga dilengkapi fitur pengingat agar Anda tidak terlambat bayar.

Human Resource Management

Human resource management mengotomatisasi pendataan karyawan, proses penggajian, pengajuan cuti, pengajuan kasbon, pengajuan reimbursement, pembayaran PPh21, dan evaluasi kinerja setiap karyawan secara rinci.

Inventory Management

Inventory management memastikan cukupnya ketersediaan barang untuk produksi maupun penjualan. Modul ERP ini juga memungkinkan Anda untuk melakukan stock opname setiap hari tanpa menghentikan kegiatan penjualan.

Warehouse Management System

Warehouse management system berfokus pada penyimpanan, pengambilan, pengemasan, dan pengiriman barang dengan efisien. Modul ini dapat dikustomisasi untuk menyimpan barang sesuai kapasitas tempat penyimpanan yang tersedia dan ruas penyimpanan berdasarkan ukurannya.

e-Procurement

Modul e-procurement memudahkan penyaringan dan pemilihan penawaran dari vendor. Selain itu, modul ini juga dapat digunakan untuk membuat material receipt dan AP invoice.

Sales Management

Sales management digunakan untuk mengotomatisasi perekaman leads, pembuatan quotation, pembuatan sales order, dan pembuatan AR invoice. Hal ini membantu tenaga pemasaran dan penjualan untuk menangani dan menindaklanjuti setiap konsumen dengan tepat.

Asset Management

Asset management module merekam dan menyajikan data aset secara rinci dan real-time, melakukan manajemen risiko, dan menjaga aset dengan aman.

Production

Modul production merancang material requirement, capacity requirement, dan distribution requirement. ERP module ini juga mencakup pembuatan bill of materials dan melaksanakan kegiatan produksi serta quality control dengan benar dan rinci.

Manufacturing

Modul manufacturing mengotomatisasi alur manufaktur, mulai dari pembuatan manufacturing order dan bill of materials hingga penerbitan order issue receipt.

Project Management

Modul project management mengukur kesanggupan, risiko, dan anggaran di dalam mengerjakan sebuah proyek secara terkendali dan terintegrasi.
Implementasi Sistem ERP

Di dalam proses implementasi sistem ERP, ada banyak hal yang harus diperhatikan dan dipertimbangkan, di antaranya:

- Kebutuhan perusahaan berskala kecil-besar yang berbeda-beda.
- Keunikan proses bisnis setiap perusahaan.
- Kemampuan perusahaan secara finansial maupun praktik dalam penggunaan ERP.
- Niat end user untuk menggunakan sistem ERP.
- Aneka modul dan fitur yang dibutuhkan.
- Uji coba dan pelatihan untuk menggunakan sistem ERP.
- Layanan dan dukungan yang diberikan.

Oleh karena itu, sebelum mengimplementasikan ERP, ada banyak materi Enterprise Resource Planning yang harus dipelajari. Maka dari itu, perusahaan sebaiknya menggunakan jasa konsultan atau vendor software ERP untuk melakukan implementasi tersebut. Dengan menggunakan jasa vendor software ERP, perusahaan dapat lebih mudah dalam mengelola proses bisnis dan meningkatkan efisiensi kinerja perusahaan.

Contoh Software ERP

Berikut ini beberapa contoh software ERP yang kerap digunakan perusahaan dari berbagai jenis industri:

Groow ERP

Groow ERP adalah software yang sangat lengkap karena menggabungkan beberapa fitur seperti penjualan, akuntansi, point of sales, inventaris, dan fitur lainnya dalam satu unit terintegrasi. Dengan demikian, Groow ERP memberikan kemudahan bagi pengguna untuk mengelola berbagai aspek bisnis mereka dalam satu platform.

Salah satu keunggulan Groow ERP adalah kemampuan konektivitasnya yang memungkinkan pengguna untuk memanfaatkan data dari sistem lainnya dan memperluas potensi bisnis mereka. Software ini juga dilengkapi dengan perangkat MPR terpadu yang membantu dalam manajemen siklus hidup produk (PLM) dan pemeliharaan secara berkala. Selain itu, Groow ERP juga memiliki helpdesk yang berfungsi penuh untuk memberikan layanan pelanggan yang lebih baik.

ECount ERP

ECount ERP dapat mengintegrasikan berbagai fungsi akuntansi seperti faktur, penggajian, manajemen pembelian, anggaran, manufaktur, dan fungsi akuntansi lainnya. Selain itu, program ECount ERP juga di-hosting dalam layanan cloud sehingga tidak membutuhkan pengaturan atau pemeliharaan yang rumit.

Keunggulan lainnya dari ECount ERP adalah pembaruan sistem yang disinkronkan secara otomatis sehingga tidak memerlukan biaya tambahan untuk mendapatkan versi terbaru. Selain itu, fiturnya pun cukup lengkap dan bisa digunakan untuk mengelola transaksi secara efisien.

Sage Intacct

Sage Intacct adalah aplikasi ERP terbaik yang direkomendasikan karena dilengkapi dengan tools keuangan AICPA untuk CPA. Ini membuat aplikasi ini menjadi pilihan utama untuk perusahaan kecil hingga menengah yang ingin meningkatkan efisiensi dan akurasi dalam manajemen keuangan.

Fitur unggulan Sage Intacct adalah tools keuangannya yang lengkap, yang membantu perusahaan dalam mengelola keuangan dengan lebih baik. Tools ini dirancang khusus untuk mengikuti standar AICPA untuk CPA, sehingga perusahaan dapat memastikan bahwa laporan keuangannya terukur secara akurat dan dapat dipercaya.

Aplikasi ERP ini adalah sistem usaha terbaru dan komprehensif yang akan membantu Anda dalam pengelolaan bisnis, termasuk dalam hal memaparkan nilai bisnis yang dimiliki. Dalam dunia bisnis dan teknologi saat ini, penggunaan cloud, mobile, dan teknologi in memory menjadi semakin penting dan hal ini terus berkembang.

SAP S/4 Hana

Dengan aplikasi ERP ini, Anda dapat melakukan analisis data dengan cepat sehingga dapat meningkatkan efisiensi dalam proses transaksi bisnis. Proses inti bisnis juga terintegrasi secara real-time menggunakan database umum yang diatur manajemen sistem basis data, sehingga memastikan informasi yang akurat dan terbaru.

Selain itu, aplikasi ERP ini juga dapat membantu Anda melacak sumber daya bisnis, bahan baku, keuangan, kapasitas produksi, dan masih banyak lagi. Dengan memanfaatkan aplikasi ini, Anda akan lebih mudah dalam mengelola bisnis Anda dan dapat meningkatkan kinerja bisnis dengan cepat dan efisien.

NetSuite ERP

NetSuite ERP adalah program yang dapat disesuaikan dengan kebutuhan bisnis Anda, dan cocok digunakan pada semua kalangan bisnis, terutama dalam perencanaan catatan keuangan, seperti pengauditan pengeluaran industri.

NetSuite ERP dapat mengelola keuangan dan sumber daya dengan baik, dan memiliki kontrol supply chain yang berguna untuk menjaga bisnis agar tetap stabil. Selain itu, NetSuite juga dilengkapi dengan sistem kecerdasan buatan (built-in intelligence system) yang menawarkan sejumlah solusi industri terkemuka untuk fasilitas migrasi data.
Keuntungan Menggunakan Sistem ERP

Ada beberapa keuntungan yang didapatkan dari penggunaan perangkat lunak yang satu ini, di anratanya:

- Memperlancar proses bisnis dan membuatnya lebih mudah, murah, cepat, dan efisien.
- Meningkatkan etos kerja karyawan karena proses kerja tersusun sesuai dengan standar operasi perusahaan yang sudah dibakukan.
- Membantu dalam pengambilan keputusan dengan mengintegrasikan seluruh data dan informasi perusahaan.
- Meningkatkan jumlah penjualan karena sistem ERP membantu dalam keluar-masuknya arus barang.
- Mengurangi kecurangan dan biaya dengan menghapuskan aktivitas yang tidak memiliki nilai tambah.
- Menambah daya saing perusahaan dengan membantu dalam distribusi produk yang dihasilkan dengan memberikan informasi yang cepat dan akurat bagi konsumen.
- Mengurangi biaya operasional perusahaan karena sistem ERP dapat mengurangi dan menghilangkan duplikasi data.

Kesimpulan

Implementasi sistem ERP memberikan banyak manfaat bagi perusahaan-perusahaan, mulai dari memperlancar proses bisnis, mengurangi biaya operasional, hingga meningkatkan jumlah penjualan dan daya saing perusahaan. Oleh karena itu, sistem ERP sangat direkomendasikan bagi perusahaan-perusahaan yang ingin mencapai pertumbuhan yang berkelanjutan dan sukses jangka panjang.