Memiliki sistem pengelolaan HR yang efektif sangat penting bagi setiap perusahaan, terutama bagi bisnis baru. Namun, mengelola HR secara manual dapat menjadi pekerjaan yang rumit dan memakan waktu. Oleh karena itu, solusi terbaik adalah dengan menggunakan software HRIS terbaik yang ada di pasaran.

Software HRIS atau Human Resource Information System adalah sebuah perangkat lunak yang membantu pekerjaan HR, khususnya dalam mengelola data SDM. Dengan menggunakan aplikasi HRIS, tugas-tugas seperti pengolahan data karyawan, penggajian, manajemen absensi, dan administrasi karyawan dapat dilakukan secara otomatis.

Pengertian HRIS

HRIS adalah kepanjangan dari Human Resource Information System. Sistem ini digunakan untuk mengelola informasi terkait sumber daya manusia (SDM) alias karyawan di suatu perusahaan. Sering disebut software HR, software inimenyimpan informasi lengkap tentang karyawan dan dapat digunakan oleh divisi HR, akuntansi, keuangan, dan manajemen.

Untuk memastikan terhubungnya informasi HR antar-divisi, dibutuhkan software HR terbaik yang terintegrasi dengan aplikasi yang digunakan oleh divisi lain. Dengan begitu, data karyawan dapat terhubung satu sama lain, sehingga semua divisi dapat mengakses informasi yang sama dan terhindar dari kesalahpemahaman. Hal ini sangat penting untuk menjaga efisiensi dan akurasi dalam manajemen sumber daya manusia di perusahaan.

8 Manfaat HRIS

Software HR dapat memenuhi kebutuhan HR dalam pengadaan sistem informasi sumber daya manusia. Berikut adalah sejumlah manfaat yang dapat dirasakan pihak HR maupun karyawan dari penggunaan software HRIS:

Memudahkan Pekerjaan Berulang

Software HRIS dapat mengotomatisasi tugas-tugas berulang seperti perekapan absen, proses perhitungan dan distribusi gaji, serta perhitungan pajak PPh 21. Hal ini membuat pekerjaan menjadi lebih cepat dan praktis.

Menekan Biaya Operasional

Dengan software HRIS yang baik, biaya operasional seperti penggunaan kertas atau aplikasi-aplikasi lainnya dan biaya lembur dapat berkurang secara drastis.

Membantu Pengambilan Keputusan

Software HRIS dapat memberikan informasi yang tepat sekaligus cepat dalam pengambilan keputusan karena sifatnya yang terpusat dan otomatis. Sehingga manajer HRD dapat mengakses informasi yang diperlukan dalam pengambilan keputusan kapanpun dengan segera.

Memudahkan Kontrol Performa

Sistem HRIS dapat digunakan sebagai sistem penilaian kinerja pegawai, sehingga manajer HRD dapat mengontrol performa karyawan. Kemudian pihak HR juga bisa membandingkan performa tersebut dengan target atau key performance indicator yang telah ditetapkan dalam HRIS, sehingga mengetahui produktivitas karyawan.

Meminimalkan Kesalahan

Dengan menggunakan software HRIS, kesalahan perhitungan yang sering terjadi pada perhitungan manual dapat dicegah dan diminimalkan. Hal ini tentu memudahkan pengelolaan sumber daya manusia.

Memudahkan Proses Rekrutmen Karyawan

Di dalam software HRIS, informasi tentang bagian yang membutuhkan pegawai baru dan kriteria yang diperlukan dapat ditampilkan. Sehingga akan memudahkan manajer HRD dalam proses pemilihan pegawai, sampai dengan penempatannya di organisasi perusahaan.

Memberi Fleksibilitas Akses Data Karyawan

Software HRIS biasanya terhubung secara online sehingga data dapat diakses dimanapun dan kapanpun. Anda sebagai pemilik perusahaan atau manajer HRD dapat melakukan kontrol atau pemeriksaan dengan fleksibel dan leluasa.
Meningkatkan Kepuasan Karyawan

Para karyawan dapat merasa lebih puas dengan pekerjaannya karena komunikasi antara pegawai dengan divisi HR dapat dilakukan dengan lebih mudah dan transparan. Selain itu, minimnya kesalahan dalam perhitungan gaji karyawan dan pajak juga meningkatkan kepercayaan karyawan kepada perusahaan. Hal ini pada akhirnya akan meningkatkan motivasi dan kinerja karyawan dalam bekerja.

6 Fitur Utama di Software HRIS Terbaik di Indonesia

Saat memilih sistem HRIS, ada beberapa fitur yang harus dipertimbangkan agar perusahaan dapat mengoptimalkan manajemen kinerja SDM dan memperoleh keuntungan dalam jangka panjang. Berikut ini beberapa fitur yang wajib ada di dalam software HRIS:

Manajemen Rekrutmen Karyawan

Fitur manajemen rekrutmen dalam sistem HRIS dapat membantu manajer HRD dalam keamanan data dan memonitor setiap tahapan proses rekrutmen, mulai dari verifikasi informasi, wawancara, evaluasi kemampuan, negosiasi, hingga penerimaan dan proses onboarding dan offboarding. Dengan adanya fitur ini, rekrutmen dapat menjadi lebih mudah dan efisien.

Manajemen Gaji Karyawan

Dalam perusahaan, penggajian merupakan salah satu hal yang sangat penting. Oleh karena itu, perusahaan harus memilih software HRIS yang dilengkapi dengan fitur payroll karyawan.

Dengan adanya fitur ini, proses penggajian karyawan dapat dilakukan secara otomatis, mulai dari perhitungan hingga pembayaran gaji, termasuk tunjangan dan pajak PPh 21. Sehingga, proses penggajian dapat menjadi lebih cepat, efisien dan akurat, bahkan hanya dalam hitungan menit.

Manajemen Pajak

Fitur manajemen pajak dalam sistem HRIS sangat penting untuk membantu perusahaan menghitung pajak karyawan dengan lebih mudah dan efisien. Semua informasi keuangan dan PPh 21, mulai dari NPWP, data potongan BPJS Kesehatan, BPJS Ketenagakerjaan, hingga informasi bank karyawan dapat dimonitor dan dikelola dengan mudah melalui sistem.

Manajemen Waktu

Software HRIS harus dilengkapi dengan fitur yang mempermudah pengelolaan absensi karyawan, seperti kehadiran, jam kerja, cuti karyawan, dan cuti lembur, sehingga kehadiran karyawan dapat tercatat otomatis ke dalam sistem. Dengan adanya fitur ini, penghitungan gaji karyawan dapat dilakukan secara akurat dan efisien.

Manajemen Penilaian Kinerja Karyawan

Software HRIS juga harus dilengkapi dengan fitur manajemen penilaian kinerja yang dapat membantu manajer dalam melakukan evaluasi kinerja karyawan. Dalam fitur ini, manajer dapat membuat lembar evaluasi sendiri untuk diberikan kepada setiap karyawan. Setiap hasil penilaian dapat ditinjau dengan mudah dan kemudian diukur untuk mengetahui kemajuan yang telah dicapai oleh karyawan.

Manajemen Keuangan

Fitur manajemen keuangan dalam sistem HRIS dapat membantu manajer HR atau keuangan dalam mengontrol biaya dan pengeluaran bisnis yang terkait dengan karyawan, seperti biaya transportasi, klaim kesehatan, atau biaya lainnya. Setiap biaya yang dikeluarkan dan pengembalian uang yang diajukan karyawan, semuanya dapat ditinjau melalui fitur ini.

5 Rekomendasi Software HRIS Terbaik di Indonesia

Setelah memahami pengertian, manfaat, dan fitur penting dari software HR, kini saatnya untuk mengetahui rekomendasi software HR terbaik di Indonesia, yaitu:

Software Groow ERP

Groow berkomitmen untuk meningkatkan keragaman, kesetaraan, dan inklusi dalam bisnis. Karena itu, Groow menyediakan layanan untuk usaha kecil dan menengah dengan variasi layanan HR yang disesuaikan dengan jenis bisnis yang dimiliki.

Dengan teknologi yang modern dan mudah digunakan, aplikasi HRIS ini dapat membantu meningkatkan kinerja HR pada perusahaan, sehingga secara tidak langsung dapat meningkatkan performa dan produktivitas perusahaan.

Salah satu fitur unggulan dari aplikasi HRIS ini adalah kemampuannya dalam membantu perusahaan dalam melakukan rekrutmen karyawan baru. Perusahaan dapat menentukan kandidat terbaik yang cocok untuk menduduki posisi yang dibutuhkan, sehingga rekrutmen karyawan baru dapat dilakukan dengan cepat dan mudah.

Selain itu, Groow juga mengintegrasikan HRIS dengan modul ERP lainnya, seperti finance & accounting, supply chain management, warehouse management, dan project management. Dengan mengintegrasikan teknologi HRIS yang canggih, Groow berkomitmen untuk memberikan solusi yang membantu perusahaan dalam pengelolaan sumber daya manusia yang lebih efektif dan efisien.

Aplikasi HRIS Talenta

Aplikasi HRIS berbasis cloud ini menyediakan beragam fitur yang sangat bermanfaat bagi penggunanya, sehingga mampu membantu pekerjaan HR perusahaan menjadi lebih efektif dan efisien. Didukung teknologi cloud serta aplikasi mobile, Talenta mampu memberikan keuntungan tambahan dalam operasional HR perusahaan.

Beberapa fitur unggulan yang ditawarkan oleh Talenta adalah dashboard yang menarik, database karyawan, fitur payroll, fitur absensi mobile, dan fitur manajemen waktu. Dengan fitur-fitur tersebut, Talenta menyasar perusahaan-perusahaan kecil hingga menengah yang sebelumnya terbiasa mengelola karyawannya secara manual menggunakan kertas.

Selain itu, Talenta juga menyediakan fitur absensi online yang memungkinkan karyawan melakukan absensi hanya dengan menggunakan smartphone. Dengan begitu, absensi karyawan dapat tercatat secara otomatis dan akurat.

Deskera adalah software HRIS yang dapat membantu perusahaan dalam mengelola seluruh informasi terkait karyawan secara optimal. Software ini mampu membantu sistem kerja HR menjadi lebih mudah dan cepat. Performa Deskera sangat andal dalam hal pengelolaan informasi terkait SDM perusahaan, yang tidak lepas dari fitur-fitur yang disediakan untuk memudahkan pekerjaan HR secara keseluruhan.

Deskera HRIS

Salah satu fitur unggulan dari Deskera adalah manajemen absensi karyawan yang dapat diawasi oleh perusahaan secara lebih mudah. Dengan fitur ini, karyawan dapat melakukan absensi dengan mudah dan cepat, serta dapat dipantau oleh perusahaan dengan lebih teratur.

Selain itu, Deskera juga menyediakan fitur pembayaran payroll otomatis yang memungkinkan perusahaan melakukan proses pembayaran gaji karyawan secara cepat dan akurat setiap bulannya. Fitur ini akan membantu perusahaan dalam menghemat waktu dan usaha dalam proses administrasi gaji karyawan.

WebHR

WebHR adalah software HRIS yang menawarkan fitur-fitur terlengkap dengan basis cloud. Di dalam hal pengelolaan kehadiran karyawan, WebHR memiliki fitur absensi yang canggih yang memudahkan HR perusahaan dalam memantau kehadiran karyawan dengan lebih mudah dan efektif.

Selain itu, integrasi dengan sistem payroll memungkinkan perusahaan untuk mengelola keuangan dengan lebih efisien dan akurat dalam melakukan pembayaran gaji karyawan tiap bulannya. Dengan berbagai fitur canggih yang dimilikinya, WebHR dapat membantu perusahaan dalam meningkatkan kinerja dan produktivitas SDM secara keseluruhan.

OrangeHRM

OrangeHRM adalah sebuah software HRIS dari Amerika Serikat yang membantu perusahaan dalam manajemen sumber daya manusia dengan lebih efektif dan mudah. Salah satu keunggulan OrangeHRM adalah fitur modular yang dapat digunakan secara spesifik untuk berbagai kepentingan, SEPERTI modul pembayaran payroll, pemantauan dan penilaian performa karyawan, penugasan karyawan, dan lain-lain.

Dengan fitur-fitur tersebut, perusahaan dapat melakukan klasifikasi berbagai kepentingan dengan optimal, sehingga sistem HRIS perusahaan menjadi lebih rapi dan terstruktur.
Kesimpulan

Software HRIS sangat penting untuk mendukung efisiensi pengelolaan SDM. Dalam memilih software HRIS terbaik, pilihlah yang sesuai dengan kebutuhan dan kemampuan perusahaan Anda.

Apabila proses bisnis Anda cukup besar, maka sebaiknya pilih HRIS berbasis cloud yang bisa diintegrasikan dengan modul lainnya dan mudah dikustomisasi, seperti Groow ERP. Hal ini sangat penting untuk menjaga agar perusahaan tetap optimal dan produktif.