Aplikasi gudang atau kadang disebut aplikasi stok barang didesain khusus untuk memberikan dukungan pada kegiatan sehari-hari di dalam gudang. Dalam aplikasi ini ada beberapa fitur penting, seperti: pencatatan jumlah barang masuk dan keluar, penyimpanan data mengenai tanggal kadaluarsa dan nomor seri, serta pencatatan mutasi antar gudang dan stok di gudang.

Dalam penerapannya, penggunaan aplikasi stok barang dapat memberikan berbagai keuntungan bagi pengguna, antara lain kemudahan dan efisiensi dalam melaksanakan tugas-tugas di dalam gudang. Dengan adanya aplikasi pergudangan, risiko kesalahan pencatatan jumlah barang dapat diminimalkan sekaligus meminimalisir biaya tenaga kerja yang diperlukan.

Selain itu, aplikasi gudang juga mampu meningkatkan layanan pelanggan dengan mempercepat proses pengiriman barang serta memberikan informasi yang akurat mengenai ketersediaan stok dan harga barang. Aplikasi ini juga dapat memberikan informasi kapan waktu yang tepat untuk memesan ulang barang, dan berapa banyak barang yang harus dipesan ulang atau diproduksi.

Pengertian Aplikasi Gudang

Aplikasi gudang adalah sebuah software yang dirancang untuk mempermudah kegiatan manajemen gudang, mulai dari mencatat, mengolah, hingga memantau data keluar masuk dan pergerakan barang dan stok di gudang.

Dalam pengembangannya, kini telah hadir software gudang online yang bersifat real-time, sehingga memungkinkan pengguna untuk mengakses informasi mengenai keluar masuk barang dan stok barang di gudang dengan lebih cepat dan akurat.

Dengan adanya aplikasi gudang ini, pengguna dapat melakukan manajemen laporan stok barang dan barang dengan lebih baik, mempermudah proses monitoring dan pengawasan, serta meminimalisir kesalahan dalam pencatatan dan penghitungan jumlah barang. Selain itu, software gudang online juga dapat memberikan kemudahan dan fleksibilitas bagi pengguna, terutama dalam mengakses informasi mengenai stok barang dari mana saja dan kapan saja.

Manfaat Software Gudang

Aplikasi atau software gudang pada dasarnya berfungsi untuk memudahkan manajemen gudang. Hal ini meliputi tata letak penyimpanan barang, pelacakan lokasi barang, dan juga fitur pelaporan yang real-time sebagai berikut:

Mengatur Tata Letak Barang

Salah satu manfaat penting dari penggunaan aplikasi gudang adalah dapat membantu dalam manajemen inventaris bisnis Anda. Dengan aplikasi ini, Anda dapat merencanakan tata letak berbagai barang yang dimiliki perusahaan di dalam gudang dengan lebih efisien dan terorganisir.

Dalam penerapannya, penggunaan aplikasi gudang memungkinkan Anda untuk memaksimalkan ruangan yang ada di dalam gudang untuk menampung barang-barang yang lainnya. Anda juga dapat menata letak barang dengan lebih rapi dan bersih, sehingga memudahkan Anda atau staf gudang untuk memasukkan atau mengeluarkan barang dengan lebih mudah dan efisien.

Jika barang yang dimiliki cukup besar, Anda atau staf gudang dapat dengan mudah mengoperasikan forklift atau alat angkut barang lainnya. Hal ini akan membantu meminimalisir risiko kerusakan pada barang maupun pada lingkungan sekitar gudang.

Mengategorikan Daftar Bahan Baku

Dengan menggunakan aplikasi gudang, Anda dapat membuat daftar lengkap bahan baku dan menginput jumlah stok awal dengan mudah dan efisien. Daftar bahan baku tersebut juga dapat diatur berdasarkan kategori, sehingga memudahkan Anda untuk mengecek ketersediaan bahan yang dibutuhkan.

Sebagai contoh, pada aplikasi gudang Anda, terdapat 3 kategori bahan baku, yakni Pizza, Burger, dan French Fries. Pada kategori Pizza, terdapat beberapa bahan baku seperti tepung, pepperoni, ayam, jamur, dan keju. Sementara pada kategori Burger, terdapat bahan baku seperti roti, beef ham, timun, dan tomat. Dan pada kategori French Fries, terdapat bahan baku seperti kentang goreng, keju parmesan, minyak goreng, dan lain sebagainya.

Dalam penerapannya, dengan adanya daftar bahan baku yang teratur dan terorganisir dalam aplikasi gudang, Anda dapat mempermudah pengelolaan inventaris bisnis Anda. Anda dapat mengelola stok bahan baku yang tersedia dengan lebih efisien, serta memudahkan dalam proses monitoring dan pengawasan stok bahan baku di gudang.

Menghemat Biaya

Dalam menjalankan bisnis, terdapat banyak biaya yang harus dikeluarkan, mulai dari biaya inventaris, gaji karyawan, biaya renovasi, hingga biaya sewa tempat untuk dijadikan kantor atau gudang. Namun, jika Anda tidak memanfaatkan aplikasi gudang untuk manajemen inventaris bisnis Anda, Anda mungkin akan terpaksa menyewa tempat tambahan untuk dijadikan gudang, karena pengelolaan inventaris yang tidak teratur atau rapi.

Berbeda halnya ketika Anda menggunakan aplikasi pergudangan, dimana pengelolaan inventaris dapat dilakukan dengan mudah dan teratur. Dalam penerapannya, dengan menggunakan aplikasi gudang, Anda dapat mengatur semua inventaris bisnis Anda dengan lebih mudah dan efisien.

Dengan demikian, Anda akan tahu jika kapasitas tempat penyimpanan hampir mencapai batas maksimum, sehingga Anda dapat mengelola barang ulang sebelum benar-benar harus menyewa tempat baru lagi. Penggunaan aplikasi gudang ini akan memudahkan Anda dalam melakukan manajemen inventaris bisnis, sehingga dapat meningkatkan efisiensi dan efektivitas dalam operasi bisnis.

Mengecek Ketersediaan Bahan Baku

Seperti halnya bisnis pada umumnya, ada kalanya bisnis mengalami pasang surut. Terkadang memang penjualan barang dapat meningkat dengan signifikan. Namun, pada waktu yang lain bisnis tidak terlalu laku.

Sebagai contoh, jika Anda memiliki bisnis kedai kopi, mungkin dalam 6 bulan pertama usaha Anda berjalan, kedai kopi Anda ramai diserbu pelanggan. Dalam seminggu saja, Anda dapat menyajikan ratusan hingga ribuan gelas kopi. Hal ini tentunya membutuhkan bahan baku pembuat kopi lebih sering dari biasanya.

Namun, setelah bulan ketujuh dan seterusnya, mungkin bisnis Anda mengalami penurunan. Pelanggan kehilangan minat untuk datang ke kedai kopi Anda, sehingga stok bahan baku di gudang menumpuk, sementara Anda tidak memiliki pemasukan dari bisnis.

Dalam kondisi ini, Anda tetap perlu memanfaatkan aplikasi pergudangan untuk membantu mengecek ketersediaan produk atau bahan baku yang dimiliki. Dengan memiliki fitur aplikasi ini, Anda dapat mengetahui stok mana yang akan habis sehingga dapat melakukan pembelian ke supplier dengan tepat waktu.

Selain itu, apabila masih ada stok bahan baku yang tersisa, Anda dapat mengatur tata letaknya agar lebih mudah ditemukan. Dengan memanfaatkan fitur utama dari aplikasi gudang, Anda dapat memaksimalkan penggunaan stok bahan baku yang tersedia dan meminimalkan kerugian yang mungkin terjadi akibat pembelian bahan baku yang tidak perlu.

Memudahkan Pemantauan

Aplikasi gudang juga dapat memudahkan para manajer dan pemilik bisnis untuk memantau aktivitas dan kinerja para karyawan di gudang. Hal ini juga akan memudahkan pengukuran kinerja pada akhir tahun untuk keperluan penentuan gaji tahun depan.

Meningkatkan Kinerja Karyawan

Dengan mudahnya pemantauan, Anda bisa mengukur kinerja para karyawan. Hal ini akan memudahkan Anda untuk menempatkan setiap karyawan di posisi yang tepat serta memutuskan karyawan mana saja yang mungkin perlu diberhentikan.

Perbedaan Software Gudang dan Software Persediaan

Software gudang (warehouse management software) dan software persediaan (inventory management software) kerap disamakan. Padahal keduanya memiliki fungsi yang berbeda. Meskipun software gudang sering disebut sebagai aplikasi stok barang, sebenarnya pengaturan stok barang adalah fungsi yang disediakan software persediaan.

Warehouse Management Software

Warehouse management software adalah perangkat lunak khusus yang dapat digunakan untuk mengelola penyimpanan dan pengambilan data barang tertentu secara spesifik dari setiap lokasi penyimpanan yang ada.

Metode penyimpanan yang dapat digunakan adalah FIFO, LIFO, dan FEFO, serta dapat dikonfigurasi untuk menyimpan barang sesuai kapasitas tempat penyimpanan. Dengan menggunakan warehouse management system, proses manajemen gudang dapat dilakukan dengan lebih efisien dan efektif.
Inventory Management Software

Manajemen stok barang atau yang lebih dikenal sebagai inventory management adalah proses penting dalam pengelolaan bisnis yang bertujuan untuk mengontrol dan memantau persediaan stok barang. Proses ini meliputi pengelolaan stok barang, pencatatan, dan administrasi guna memastikan ketersediaan barang yang tepat saat dibutuhkan oleh konsumen.

Dalam era modern ini, aplikasi stok barang telah dibantu dengan teknologi canggih seperti sistem informasi terintegrasi berbasis web dan perangkat lunak yang memudahkan proses pengelolaan persediaan barang. Hal ini membuat bisnis dapat memonitor stok barang dengan lebih efisien dan akurat, serta meminimalkan kesalahan manusia dalam penghitungan stok.

Inventory management software (aplikasi persediaan barang) dan warehouse management software (aplikasi pergudangan) adalah dua macam jenis aplikasi perangkat lunak yang berbeda namun memiliki peran yang penting dalam mengatur stok barang dan penyimpanan. Berikut adalah perbedaan antara aplikasi pergudangan dan aplikasi persediaan barang:

Aplikasi stok barang memiliki fungsi untuk melakukan manajemen stok barang, termasuk melacak dan mengendalikan persediaan barang yang ada di seluruh lokasi gudang serta membuat pencatatan barang. Sementara itu, warehouse management software lebih berfokus pada pengelolaan penyimpanan barang dalam satu gudang, termasuk dalam hal penyimpanan, pengambilan, pengemasan, dan pengiriman barang dengan lebih efisien.

Dengan adanya kedua aplikasi ini, perusahaan dapat memanfaatkannya secara efektif untuk memastikan ketersediaan stok barang terjaga, serta memastikan penggunaan gudang yang optimal. Dalam hal ini, penggunaan aplikasi stok barang dan aplikasi stock inventory dapat saling melengkapi dalam pengelolaan persediaan barang yang efisien dan efektif.

Contoh Aplikasi untuk Mengelola Gudang

Berikut adalah berbagai contoh aplikasi yang dapat digunakan untuk mengelola gudang Anda dengan mudah dan efisien:

Groow ERP

Aplikasi stok barang terbaik dari Groow ERP dapat mengombinasikan aplikasi stok barang dan aplikasi pergudangan. Dengan demikian, Anda dapat mengatur stok barang dan mengelola penyimpanan di gudang menggunakan aplikasi yang sama.

Ini karena Groow merupakan ERP (Enterprise Resource Planning) yang mampu mengotomatisasi setiap proses bisnis secara terintegrasi. Tidak hanya untuk pergudangan dan persediaan, Anda juga bisa menggunakan Groow untuk mengelola keuangan, penjualan, proyek, dan lain sebagainya.

Aplikasi ini dapat menyederhanakan seluruh alur bisnis dengan efisien. Dengan demikian, aplikasi Groow ERP cocok untuk digunakan oleh berbagai jenis industri dan skala bisnis.

Aplikasi stok barang terbaik ini menyediakan berbagai fitur penting, di antaranya:

- Dashboard untuk melacar aktivitas terkait
- QR dan barcode scanner untuk mempercepat pelacakan produk
- Laporan stock aging
- Pelacakan dengan nomor seri
- Estimasi persediaan barang pada masa yang akan datang

Aplikasi inventory dan warehouse ini terintegrasi dengan e-commerce, sehingga dapat digunakan untuk secara langsung memperbarui stok barang untuk dijual.
Dapat dikustomisasi sesuai kebutuhan dan keunikan proses bisnis perusahaan.
Dapat digunakan oleh siapa saja yang masih ada di dalam satu entitas tanpa biaya tambahan (unlimited user). Berbasis web, sehingga dapat diakses dari mana pun dan kapan pun. Adanya notifikasi saat persediaan mencapai batas minimum.

Equip

Aplikasi gudang inventory ini menyediakan fitur QR scanner untuk mengelola stok barang, melakukan stock opname, dan membuat laporan persediaan. Aplikasi pergudangan ini mendukung metode FIFO, sehingga barang yang masuk terlebih dahulu akan terjual terlebih dahulu. Selain itu, Anda juga bisa mengoptimalkan penyimpanan di gudang.

Netsuite

Aplikasi stok barang dan gudang ini menyediakan dashboard sederhana yang mudah untuk digunakan. Anda cukup memindai QR code dengan gadget tertentu untuk mendapatkan data inventaris dan gudang secara real-time. Selain itu, Netsuite juga bisa digunakan untuk mengelola penagihan, persediaan barang, dan pengiriman barang.

Sortly Pro

Rekomendasi aplikasi stok barang dan gudang berikutnya adalah Sortly Pro. Apikasi stok barang ini memudahkan Anda untuk melacak barang dan melakukan stock opname secara visual.

Dengan fitur-fitur unggulannya, aplikasi stock opname ini sangat cocok digunakan untuk keperluan bisnis atau pribadi. Beberapa di antaranya, QR code scanner, reminder, akses untuk multi-pengguna, dan pelacakan aktivitas pengguna.

Inventory Now

Inventory Now (sebelumnya dikenal dengan nama Inventory Tracker) adalah aplikasi yang sangat cocok untuk pemilik bisnis kecil hingga menengah yang membutuhkan kemudahan dalam melihat stok atau item tertentu di segmen tertentu kapan saja. Aplikasi stok barang ini memiliki fitur-fitur yang memudahkan dalam pengelolaan inventaris barang.

Stock Controller

Stock Controller adalah rekomendasi aplikasi stok barang yang tersedia untuk iPhone, iPad, dan Mac. Aplikasi ini sangat berguna untuk memudahkan pengelolaan inventaris barang dengan fitur-fiturnya yang canggih.

Aplikasi ini dapat membantu divisi gudang dalam membagi item ke berbagai kelompok, mengurutkannya sesuai kategori, melakukan stock opname, dan mengimpor serta mengekspor data ke CSV.

Fishbowl ERP

Aplikasi ini cocok untuk semua ukuran bisnis, mulai dari toko kecil, online shop pribadi, hingga perusahaan besar. Aplikasi ini memiliki fitur lengkap yang sangat membantu dalam pengelolaan stok barang.

4 Tips untuk Memilih Software Stock and Inventory Simple Terbaik

Apabila Anda hendak memilih aplikasi untuk stock and inventory simple, simak berbagai tips berikut ini agar dapat memilihnya dengan benar:

1. Tetapkan nominal dana yang bisa dikeluarkan.

2. Pilih aplikasi inventory dan gudang yang bisa menyarankan teknik penyimpanan yang paling efisien.

3. Pilih aplikasi inventory dan gudang yang mampu melacak keluar masuk barang.

4. Pilih aplikasi inventory dan gudang yang dapat dikustomisasi.
Kesimpulan

Smart inventory system dan warehouse system sama-sama dibutuhkan untuk memudahkan aktivitas mengelola stok barang dan mengoptimalkan penggunaan gudang. Untuk memilih aplikasi gudang dan persediaan terbaik, tentukan kebutuhan dan kemampuan perusahaan Anda.